1.4.2. Формування та оформлення справ.
Формування та оформлення справ — це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Справа — це перелік документів, сформованих за будь-якою ознакою за відповідними правилами. Правильне формування справ допомагає оперативному пошуку документів, забезпечує їх збереження, встановлює порядок в організації діловодства.Формування справ в установі, як правило, проводить канцелярія або секретар.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
• групувати у справи тільки оригінали (за їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи в установі;
• групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом ділового року в одну справу. Після закінчення ділового року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній — справи постійного, в іншій — тимчасового строку зберігання:
• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний, а потім інші документи в логічній послідовності;
• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
• документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.Документи розпорядчої групи групуються у справі разом з додатками за характером та хронологією.Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначенимидокументами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх групують в окремі справи.Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
а) протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
б) документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів: всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.
Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів багато, вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документвідповідь іде за документом-запитом.
Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності:
• внутрішній опис документів, включених до справи;
• заява про прийняття на роботу;
• направлення або подання;
• особовий листок обліку кадрів;
• автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;
• доповнення до особового листка обліку кадрів;
• доповнення до особового листка про заохочення;
• довідки та інші документи.
Документи з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.Особисті рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. Контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією або секретарем.

akadem2.at.ua
monster