2.2.4. Оформлення та ведення особових справ.
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім — усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.
 (державний орган, відомство, організація) Ідентифікаційний код ЄДРПОУ                                                           Форма № П-2ДС

Номер документа	Стать (ч/ж)	Табельний №	Алфавіт

Місце для фотокартки
 ОСОБОВА КАРТКА №____________
 1. Прізвище ім'я_____________ 
 І. Загальні відомості 
  3. Місце народження_____________
 
________________________              ______________
 Заповнює державний службовець. Особистий підпис
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатнопосадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.
До особової справи входять такі документи:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4 х 6 см;
3) автобіографія;
4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи кванти);
6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
7) документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;
9) матеріали проведення атестацій;
10) внутрішній опис документів.
До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктив-ки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад для наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається). Заголовок повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, — усе в називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) і закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти в тверду обкладинку й переплести.Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання — 75 років.Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.Щоб запобігти втрати особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце.Якщо особова справа відправляється поштою, то вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається.Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства однієї системи.

akadem2.at.ua
monster