1.3.2. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.
Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє:
• правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі.Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії.Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.

akadem2.at.ua
monster