Розділ 1 ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:
• документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;
• організаційно-правова документація — статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;
• розпорядча документація — накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;
• службові листи, факси, телеграми;
• документи, що стосуються особового складу;
• документація за минулий діловодний рік.
Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документів відображені в постанові Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.
З огляду на призначення документа до обов'язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.
Оформлюють реквізити відповідно до формуляра-зразка.
Формуляр-зразок — це сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.
Формуляр-зразок документа встановлює такі реквізити:
• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);
• емблема підприємства, установи, організації;
• зображення нагород;
• код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організації (УКПО);
• код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
• найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;
• найменування підприємства, установи, організації;
• найменування структурного підрозділу;
• індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу);
• назва документа;
• дата;
• індекс;
• посилання на дату й індекс вхідного документа;
• місце складання або видання;
• гриф обмеження доступу до документів;
• адресат;
• гриф затвердження;
• резолюція;
• заголовок до тексту;
• відмітка про контроль;
• текст;
• відмітка про наявність додатків;
• підпис;
• гриф погодження;
• візи;
• печатка;
• відмітка про засвідчення копій;
• прізвище виконавця й номер його телефону;
• відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
• відмітка про надходження документа.

akadem2.at.ua
monster