1.2.6. Сучасний діловий лист.
Службовий (діловий) лист — узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв'язку, електронною поштою тощо.Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, які відповіда¬ють стандарту. Для таких бланків установлений набір обов'язкових реквізитів, які розміщуються на бланку в певній послідовності:
• Державний Герб України (для державних підприємств, установ);
• емблема підприємства, установи, організації;
• код підприємства, установи;
• найменування підприємства, установи, організації;
• поштова й телеграфна адреса;
• номер телефону, телетайпа, факсу;
• номер рахунка в банку;
• дата;
• індекс документа;
• посилання на дату й індекс вхідного документа;
• адресат;
• заголовок тексту;
• текст;
• підпис;
• прізвище виконавця й номер його телефону.
Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна записка тощо. За змістом і значенням листи бувають: інструкційні й гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи: листи, які потребують відповіді, та листи, які не потребують відповіді.До першої групи належать: лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція (лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа.До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-застережен-ня, лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-від-мова, супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист, лист-розпорядження.Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз'яснення з питань звітності, податків тощо.Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості продукції.До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів. Вони являють собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товари, послуги та (або) надіслати пропозиції (оферту) на постачання товару, рекламацію (претензії за якість товару), відповіді на рекламацію, кредитні листи тощо.У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають відшкодування збитків, заподіяних невиконанням або порушенням умов контракту іншою стороною. Рекламація повинна мати копії документів, які підтверджують такі факти. Оформляються копії у вигляді додатка до основного документа.При укладенні контрактів з іноземними партнерами використовуються кредитні листи, у яких продавець просить надати гарантійного листа з банку з номером валютного розрахункового рахунка й гарантії банку сплати покупцем товарів та послуг.Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного документа, що надсилається адресату. У тексті супровідного листа необхідно вказати, з якою метою надсилається основний документ, термін його виконання. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:Додаток: договір про № на 3 арк., у 3 прим.При підготовці тексту листа повинні дотримуватись такі основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації, стислість викладу, нейтральність тону викладу. Текст листа не повинен допускати різних тлумачень.Текст може бути простим і складним залежно від типу листа та його змісту. Простим вважається лист, який складається з однієї двох частин: вступу й закінчення; закінчення й доказу.Складні листи містять, як правило, три класичні частини: вступ— доказ—закінчення, причому їх порядок може змінюватися у різній послідовності.У першій частині (вступі) дається обґрунтування питання: причина виникнення або його стисла історія, якщо приводом для складання листа є документ, обов'язково дається посилання на нього.В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази або спростування. Вона повинна бути переконливою, щоб не виникали сумніви щодо правильності та обґрунтування запропонованих умов.В закінченні формулюється основна мета листа.З метою спрощення операції обробки листів та прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два й більше різних питань. Він повинен бути однопредметним за змістом.Якщо лист адресований більш ніж за чотирма адресами, виконавцем складається список розсилання.Листи підписуються керівником організації, його заступниками в межах наданої їм компетенції.Вносити які-небудь поправки або доповнення в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його підписання. Текст листів друкується через 1,5 інтервалу. Сьогодні значна увага приділяється оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента.Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий лист, то складається так звана "проміжна" відповідь, яка використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.Зараз дуже часто використовується комерційне листування. Тому потрібно пам'ятати про таке:
• мета ділового листа передусім полягає у тому, щоб одержувач дав на нього повну відповідь, щоб він купив щось або продав, надав кредит, відмовився від своїх претензій тощо;
• від змісту й претензії тексту листа залежатиме його конкуренто-спроможність;
• аргументованість тексту й надійність інформації;
• головні критерії відбору мовних засобів (використання кліше полегшує сприйняття тексту).
Мовні конструкції листа:
Раді повідомити Вас... Інформуємо Вас про...
Просимо розглянути наші питання (підтвердити замовлення, по¬відомити про рішення...)
На жаль, ми не зможемо прийняти...
Зі свого боку, хотіли б попросити Вас про...
Сподіваємось одержати відповідь найближчим часом...
Чекаємо Вашої згоди...
Заздалегідь вдячні.
З повагою...
Для підвищення конкурентоспроможності ділового листа слід та¬кож звернути увагу на конверт, якість паперу, додаток. Зразок службового листа додається.
(герб)
ІНСТИТУТ ПЕРЕПІДГОТОВКИ, ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ КАДРІВ, НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ ЕКОНОМІКИ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА "КОМУНЕКОНОМІКА" ДЕРЖБУДУ УКРАЇНИ 02042, м. Київ, вул. Глазунова, 2/4, тел.: 261-17-21, 295-40-57 Р/р №26006200002455 у міській дирекції Укрсоцбанку м. Києва, МФО 322012, ЗКПО 19020330

№ 
На № від 
АДРЕСАТ
ЗАГОЛОВОК ЛИСТА
(відповідає на запитання "про що?")
ТЕКСТ ЛИСТА
Посада (підпис) Розшифрування підпису

akadem2.at.ua
monster