1.3.6. Здійснення контролю на виконанням документів.
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: • постановку документів (доручень) на контроль, на формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
• інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.
На державних підприємствах, а також у фірмах, які мають великий обсяг документообігу, контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні від-мітки". При цьому попередні записи не закреслюються.В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом.Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.
З В Е Д Е Н Н Я
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю за станом
на_______________ 200_ р.

         

п/п	Найменування андекс підрозділів	Документи на контролі
		Разом			Надійшло у попередньому місяці		3 них
				виконано	виконуються	з продовженим терміном	прострочені

Керівник канцелярії     (підпис)      Розшифрування підпису
Дата_______________ 
Примітка. Для організації з документообігом понад 25 тисяч зведен¬ня може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).
                  П Е Р Е Л І К
документів, не виконаних __________________________________________
                                        (найменування та індекс структурного підрозділу)
у встановлений термін, за станом на___________________________ 200_ р.